Cara Membuka Kafe dari Nol: Ketika Kafe Bukan Sekadar Tempat Ngopi
Belakangan ini aku kayaknya lagi terikut arus mabuk Jing Boran. Padahal dulu dia adalah salah satu aktor yang kalau di drama/film ada dianya, aku bakal gak jadi nonton. Gara-gara ill feel sama karakter Xiao Nai versi film yang dia perankan di One Smile is very Alluring. Secara aku nonton versi dramanya duluan yang diperankan Yang Yang. Nah, pas lihat versi filmnya, waktu itu kurasa jadi banting kali.
Barulah pas nonton The Psychologist tahun 2021, cara pandangku tentang Jing Boran agak-agak terperbaiki. Padahal karakternya si Qian Kai Yi di situ bukan jenis yang idol drama gitu. Tapi kualitas aktingnya cocok kurasa.
Waktu itu nonton drama ini karena tokoh utamanya diperankan oleh Yang Zi. Maju mundur juga pas mau nontonnya gara-gara pemeran utama prianya adalah Jing Boran. Tapi akhirnya karena penasaran dengan ceritanya, jadilah nonton sampai tamat sesi ke-2. Dan jadi ketagihan menunggu sesi ke-3 gara-gara ending-nya yang kayak bersambung gitu. Tapi kayaknya gak akan ada sesi ke-3. Dan agaknya bukan itu saja sih, yang buat drama ini cukup melekat di otakku.
Ada satu hal di drama ini yang membuat pikiranku melayang ke mana-mana, yaitu konsep kafe yang terhubung dengan penyiaran radio yang ada di drama The Psychologist ini. Studio rekamannya ada di tengah-tengah kafe, dengan kaca tembus pandang.
Aku jadi membayangkan, kalau suatu hari punya kafe sendiri, aku juga mau ada konsep siaran radionya. Bagaimana kalau tempatnya bukan sekadar tempat makan dan ngopi?
Bagaimana kalau ada ruang baca, kegiatan literasi, mungkin aktivitas untuk anak dan keluarga, lalu ada semacam studio kecil untuk membuat konten atau siaran tentang buku, membaca nyaring, dongeng, baca puisi, dan sejenisnya? Kayaknya keren.
Sampai aku sadar sendiri, “Ini mau buka kafe atau bikin kompleks pendidikan?” Wkwk.
Lalu aku coba menyortir-nyortir, menyederhanakannya. Kalau benar-benar ingin mewujudkannya, aku ingin punya satu konsep utama yaitu literasi.
Kafenya menjadi wadah sekaligus sumber pendapatan. Kegiatan penyiarannya (broadcasting) menjadi media pendukung untuk menggaungkan aktivitas literasi ke luar. Anak-anak, keluarga, komunitas, bahkan sekolah bisa menjadi bagian dari ekosistemnya nanti.
Jadi, aku bukan ingin membuat kafe yang kebetulan punya rak buku, tapi aku maunya membuat ruang literasi yang punya kafe.
Dari situ, kalau suatu hari nanti benar-benar menjalankan ide tersebut, kira-kira beginilah cara membuka kafe dari nol yang akan aku lakukan.
 |
| Ilustrasi dibuatkan oleh akal imitasi |
1. Tentukan Konsep Kafe Sebelum Memikirkan Dekorasi
Kalau membayangkan kafe, hal pertama yang sering muncul justru penampakannya, dekorasinya. Ya, namanya juga mata ya kan. Pasti awalnya gitu.
Mau minimalis? Industrial? Klasik? Banyak tanaman? Atau penuh ornamen lucu untuk foto?
Padahal, menurutku, sebelum memilih warna dinding dan model kursi, ada pertanyaan yang jauh lebih penting kurasa; kafe ini sebenarnya mau jadi apa?
Kalau konsep utamanya literasi, maka buku tidak boleh sekadar menjadi pajangan.
Harus ada alasan kenapa orang datang dan merasa bahwa tempat ini memang berbeda. Bisa karena ada ruang baca, diskusi buku, kegiatan membaca nyaring, dongeng, kegiatan menulis, menggambar dan mewarnai, majalah dinding, peluncuran buku, atau acara kecil lainnya.
Sementara itu, makanan dan minuman tetap menjadi bagian penting karena kafe harus berjalan sebagai bisnis.
Untuk penyiaran (broadcasting), aku rasa tidak perlu langsung membangun studio radio yang besar. Ruang kecil untuk membuat siniar (podcast), merekam rekomendasi buku, wawancara penulis, atau sesi membaca nyaring dan bercerita rasanya sudah cukup untuk tahap awal. Dan diusahakan ruang siarannya ini kedap suara sih ya, kan. Jangan pula nanti suara blender dan suara numis bawang lebih kedengaran dari pada suara penyiarnya🤣.
2. Tentukan Siapa yang Ingin Datang
Setelah konsep ditentukan, aku juga perlu membayangkan siapa yang bakal datang.
Kalau konsepnya literasi, tentu orang yang suka membaca, menulis, belajar, berdiskusi, atau melakukan kegiatan kreatif bisa menjadi bagian dari target pengunjung.
Keluarga juga bisa masuk di dalamnya. Anak-anak misalnya, bisa datang untuk membaca buku, mendengarkan cerita, menulis cerita sederhana, menggambar, mewarnai, atau mengikuti kegiatan literasi tertentu. Orang tua bisa menikmati makanan dan minuman sambil menemani.
Aku tentunya tidak harus menyediakan semuanya sejak hari pertama. Bisa bertahap, atau ya buat tema tertentu untuk hari tertentu, biar tak ribet.
Aku pikir lebih baik memulai dengan kegiatan yang paling sederhana, kemudian melihat respon pengunjung.
Kalau nanti mulai berkembang, barulah terbuka kemungkinan bekerja sama dengan komunitas atau sekolah untuk membuat kegiatan literasi yang lebih rutin. Aku juga mikirnya, eh harapannya, bagian penyiaran radionya ini nantinya juga bisa diolah secara profesional. 😇
3. Cari Lokasi yang Mendukung Konsep
Lokasi tentu menjadi salah satu hal penting dalam cara membuka kafe.
Yang perlu ku pertimbangkan ketika mencari tempat bukan hanya ramainya saja, tetapi juga perlu memikirkan apakah lingkungannya sesuai dengan konsep.
Apakah cukup nyaman untuk membaca? Apakah aksesnya mudah? Apakah ada ruang untuk rak buku dan kegiatan kecil? Bagaimana tingkat kebisingannya? Apakah internet dan listriknya memadai?
Lokasi dekat sekolah, kampus, kawasan keluarga, atau komunitas mungkin bisa menjadi pertimbangan.
Tapi aku juga tidak ingin menyewa tempat yang terlalu besar hanya karena kelihatannya keren.
Sebab makin besar tempatnya, tentu makin besar pula biaya yang harus ditanggung. Bukan begitu? Apalagi kalau eksekusinya di kota besar.
Lebih baik memulai dari ruang yang realistis dan mengembangkannya ketika bisnis memang sudah membutuhkan ruang tambahan.
4. Buat Menu yang Sederhana tetapi Punya Karakter
Ya, namanya juga kafe, makanan dan minuman tentunya jadi sumber utama pendapatan ya, kan.
Kalau aku sih mikirnya justru tidak ingin menyediakan terlalu banyak menu. Semakin banyak menu, semakin banyak bahan yang harus dibeli, disimpan, dan diawasi. Dan pastinya ribetnya semakin banyak saja.
Mungkin cukup ada kopi, minuman non-kopi, kudapan, beberapa makanan berat yang bisa masuk semua kalangan, serta satu-dua menu yang menjadi ciri khas.
Kalau ingin sedikit bermain dengan konsep literasi, nama beberapa menu bisa dibuat terinspirasi dari buku atau cerita.
Tidak perlu sampai membuat pelanggan bingung menerjemahkan nama menunya, sih. Kayak baby fish and peanut with chilli sauce, rupanya sartika (sambal teri kacang). Wekawekaweka.
Oiya, aku juga maunya bahasa utama yang dipakai pada setiap penulisan informasi adalah bahasa Indonesia yang penulisannya sesuai kaidah EYD, kalau ada versi bahasa Inggrisnya, maka penulisannya juga mengikuti kaidah EYD; dimiringkan dan ditulis kecil di bawah versi bahasa Indonesianya. 😁
Yang tidak kalah penting, setiap menu harus diketahui biaya produksinya. Sebab makanan yang paling laris belum tentu menjadi makanan yang memberikan keuntungan paling besar.
Dan ini nantinya akan berkaitan dengan satu hal yang menurutku sangat penting, yaitu jangan cuma tahu berapa banyak uang yang masuk, tetapi tahu juga ke mana uang itu pergi.
5. Hitung Modal, Bukan Cuma Biaya Membuat Kafe Cantik
Kalau sudah mulai mencari inspirasi kafe di Pinterest atau media sosial, biasanya masalahnya adalah semua terlihat bagus.
Rasanya ingin punya semuanya.
Meja kayu cantik, sofa nyaman, rak buku besar, lampu estetik, mesin kopi bagus, tanaman di setiap sudut...
Masalahnya, Pinterest tidak ikut membayar tagihan. Ha..ha..ha.
Jadi, sebelum membuka kafe, aku perlu menghitung modal dengan realistis. Mulai dari sewa tempat, renovasi, meja dan kursi, peralatan dapur, mesin kopi jika diperlukan, rak buku, koleksi buku, perangkat kasir, perangkat penyiaran, penjenamaan (branding), sampai perlengkapan untuk kegiatan literasi.
Setelah buka pun masih ada biaya bahan baku, listrik, internet, gaji pegawai, sewa, perawatan, dan promosi.
Artinya, modal bukan sekadar uang untuk membuat kafe terlihat cantik saat grand opening.
Aku juga perlu memikirkan bagaimana bisnis tersebut bisa tetap hidup setelah euforia pembukaan selesai.
Lain halnya kalau ada sponsor yang menawarkan, ada bujet 10 miliar nih, buat kafe kita, yuk! The problem is, gak ada yang ngajak🤭. So, let's be realistic, girl!
6. Belajar “Melek Angka” Sebelum Kafe Ramai
Ada satu hal yang belakangan cukup sering kupikirkan ketika melihat usaha kecil milik teman, kenalan, atau keluarga, yaitu pembukuan.
Bukan berarti mereka tidak serius menjalankan usaha. Justru banyak yang sangat serius bekerja setiap hari. Hanya saja, pencatatan keuangan kadang menjadi pekerjaan yang paling dianggap tidak penting.
Ketika ditanya, “Sehari omzetnya berapa?” mungkin masih bisa menjawab. Tapi ketika ditanya, “Kalau semua biaya dihitung, hari ini sebenarnya untung berapa?” Jawabannya kadang mulai, “Hmm... kayaknya...”, atau yang lebih sering malah, “Ah, entahlah. Capek ngitung-ngitungnya. “😅
Aku pun jadi teringat dracin berlatar zaman dulu. Entah kenapa, dalam cerita-cerita itu, buku catatan transaksi seolah menjadi benda wajib di meja pemilik toko.
Ketika blusukan, pemilik toko tinggal minta buku besar ke manajer toko, lalu jari-jari kanannya memainkan sempoa sembari jemari kiri menelusuri tiap transaksi di buku besar (ledger). Tik tik tik tik. Tak lama pun sang pemilik toko bisa langsung tahu keadaan tokonya. Misal, ini tokonya untung berapa, ada dana yang diselewengkan apa cemana. Ya, walau pun tak semua pemilik toko paham akuntansi, sih. Tapi adalah hal yang wajar di sana tiap toko punya catatan pembukuan. Aneh bin ajaib saja kalau ada toko yang tak punya buku besar.
Nah, sedangkan di masyarakat kita, eh masyarakat sirkelku sih, dari dulu pembukuan adalah hal yang dirasa sangat elit dan jauh dari jangkauan. Entah dirasa ribet, entah dianggap tak penting, entah pun dianggap kurang kerjaan.
Okelah dulu, nah sekarang, di zaman yang sudah serba akal imitasi ini pun, kayaknya pembukuan masih dirasa ribet juga.
Kalau menurutku pembukuan itu sangat penting, selain bisa melihat kondisi bisnis kita saat ini, juga bisa sebagai proyeksi ke depan, karena kita punya data yang bisa diukur, bukan hanya sekadar pengalaman dan ingatan saja. Dan lebih mudah juga ketika kita mau merambah kerjasama dengan pihak lain. Kali aja ada yang mau menanam saham ya, kan perhitungannya juga lebih mudah, karena kita tahu angka pasti dari keuntungan atau kerugian di saat tertentu.
Hmm, jadi nanti kalau suatu hari aku punya kafe, ketika ditanya, “Hari ini untung berapa?” aku bisa menjawab berdasarkan angka, bukan berdasarkan ingatan sambil menerka-nerka.
Karena itu, aku mempertimbangkan penggunaan sistem manajemen restoran sejak awal. Menemukan platform seperti Labamu yang dirancang khusus untuk mengelola operasional bisnis F&B secara terstruktur dalam satu sistem jelas sangat membantu, mulai dari pencatatan transaksi kasir hingga alur kerja harian.
Kalau memang ada cara yang lebih praktis untuk membantu pencatatan transaksi sekaligus mengatur operasional, rasanya sayang kalau nggak dimanfaatkan ya, kan?
Karena kupikir ini bukan sekadar urusan administrasi. Ini juga bagian dari literasi bisnis. Katanya mau membuat ruang literasi, masa pemiliknya sendiri tidak mau belajar membaca angka-angka bisnisnya? Bukan begitu?
7. Bagaimana Kalau Pelanggan Bisa Pesan Sendiri dari Meja?
Selain urusan pembukuan, aku juga sudah membayangkan bagaimana pelanggan akan memesan makanan.
Aku termasuk kalangan yang merasa kalau sistem pesan dari meja itu menarik. Daripada pelanggan duduk lalu menunggu pramusaji datang membawa buku menu dan mencatat satu per satu pesanannya, aku ingin setiap meja memiliki akses ke menu digital.
Pelanggan bisa melihat menu dari meja, memilih makanan dan minuman yang diinginkan, lalu langsung melakukan pemesanan.
Kalau memungkinkan, pembayaran juga dilakukan langsung setelah pesanan dibuat. Dan juga kalau bisa ada fitur durasi menunggu ketika pesanan disiapkan yang bisa dipantau oleh pelanggan. Jadi pelanggan tidak merasa, "Kok pesananku gak datang-datang ya?"
Jadi, alurnya kira-kira:
Pilih menu → pesan → bayar → pesanan masuk → makanan disiapkan (menunggu) → pramusaji mengantarkan ke meja.
Dengan alur seperti ini, pramusaji tidak perlu mondar-mandir hanya untuk mencatat pesanan atau mengurus pembayaran. Mereka bisa lebih fokus pada hal yang memang membutuhkan kehadiran manusia, seperti mengantarkan makanan, membantu pelanggan yang membutuhkan, atau memastikan area kafe tetap nyaman.
Konsep pemesanan melalui QR sendiri memang sudah digunakan dalam solusi restoran digital, termasuk untuk membantu pelanggan memesan dari menu digital dan membuat pesanan masuk ke sistem pengelolaan pesanan. Tapi kalau konsep ini diterapkan di Aek Loba 1-2 tahun ini kayaknya belum bisa sih, 3 tahun ke depan kayaknya baru cocok😁. Kalau di kota Medan ya aman-aman saja.
Aku membayangkan pengalaman pelanggan yang sederhana: duduk, membaca menu, memilih, membayar, lalu tinggal menunggu makanan datang. Tidak perlu melambaikan tangan berkali-kali hanya karena ingin pesan minuman tambahan. 😊
8. Stok Menu Juga Harus “Bicara”
Nah, bagian ini menurutku tidak kalah penting. Bayangkan, pelanggan sudah duduk nyaman, membaca menu, lalu memilih makanan yang kelihatannya paling menarik. Tak lama setelah dipesan, pramusaji datang dan memberitahu bahwa menu tersebut habis. Kan, kecewa ya, kan?
Karena itu, aku ingin sistem pemesanan dan stok bisa saling terhubung. Misalnya bahan atau menu tertentu sudah tidak tersedia, informasi tersebut bisa diperbarui sehingga pelanggan tidak bakal memilih menu yang rupanya sudah habis. Di sisi internal, bagian dapur juga perlu mengetahui pesanan yang masuk dan kondisi persediaan.
Menurutku, semakin sedikit informasi yang harus disampaikan berulang-ulang secara manual, semakin kecil pula kemungkinan terjadi salah komunikasi.
Apalagi kalau suatu hari kafenya ramai, seperti ketika momen buka puasa ramadan.
Bayangkan ada puluhan meja, banyak pesanan masuk hampir bersamaan, lalu waiter harus mengingat semuanya satu per satu. Aku saja sudah pusing membayangkannya. 😅
Ada lagi jenis pelanggan yang datang per grup (komunitas misalnya), memesan satu ruangan tapi dengan sistem bayar pesanan masing-masing (perorang). Ketua grupnya nih biasanya yang lumayan pening ketika sesi pembayaran. Seh, yang sudah pengalaman pasti paham🤭.
Jadi, kalaulah ada sistem yang bisa membantu menghubungkan pesanan, transaksi, dan informasi operasional, pekerjaan manusia tentunya bisa lebih diarahkan pada pelayanan dan kualitas makanan.
Beberapa solusi pengelolaan restoran saat ini memang sudah mengintegrasikan pemesanan, stok, transaksi, dan laporan dalam satu sistem.
 |
| Ilustrasi dibuat dengan akal imitasi |
Kalau kupikir, sih, teknologi seperti ini bukan untuk menggantikan manusia. Justru supaya manusia jadi tak terlalu sibuk mengerjakan hal-hal berulang yang sebenarnya bisa dibantu sistem. Kalau ada sistem yang tak ribet, kenapa tidak dimanfaatkan ya, kan? (Eh, kalimat terakhir itu tidak untuk membenarkan pada sistem sogok-menyogok loh, ya! )
9. Hari Pertama Buka: Kenapa Harus Ada Promo?
Nah, ini satu lagi yang sering membuatku penasaran setiap kali nonton dracin.
Hari pertama sebuah toko buka, pemiliknya sering memberikan promo. Ada diskon, bonus, harga khusus, bahkan kadang potongannya kelihatan besar sekali.
Aku sering mikir, “Lho, kalau diskon sampai 50 persen, memang masih bisa untung? Yakin gak jadi buntung?”
Ternyata, konsepnya tidak sesederhana “diskon = rugi”. Promo pembukaan bisa menjadi cara untuk menarik orang yang sebelumnya belum mengenal bisnis kita. Orang datang karena tertarik dengan harga, lalu mencoba produk. Kalau mereka suka, ada kemungkinan mereka kembali lagi meskipun harga sudah kembali normal.
Jadi, manfaat promo tidak selalu harus dilihat dari keuntungan satu transaksi yang sedang didiskon.
Ada hal lain yang ingin didapat; pengunjung pertama, kesempatan mencoba produk, pengenalan menu, promosi dari mulut ke mulut, dan kemungkinan pelanggan kembali.
Tapi ya memang bukan berarti semakin besar diskonnya semakin bagus. Kalau aku benar-benar akan membuka kafe, aku justru ingin menghitungnya dulu.
Berapa harga normalnya? Berapa biaya produksinya? Berapa batas diskon yang masih masuk akal? Menu mana yang bisa dipromosikan? Apakah promo berlaku untuk semua menu atau hanya produk tertentu?
Menurutku, daripada memberikan potongan besar untuk seluruh menu, bisa saja dibuat promo pembukaan yang lebih terukur. Misalnya, menu tertentu dengan harga khusus, promo pada jam tertentu, bonus minuman, atau voucer untuk kunjungan berikutnya.
Dengan begitu, promo bukan sekadar cara membuat kafe terlihat ramai pada hari pertama. Ada tujuan bisnis di baliknya. Bisa juga seperti menganggap harga potongan tersebut sebagai biaya promosi.
Tapi ya, lagi-lagi angka memang sangat membantu menentukan apakah sebuah promo memang menarik atau justru membuat dompet pemilik kafe menangis diam-diam. Tetap realistis sih kalau aku.
10. Lakukan Uji Coba sebelum Grand Opening
Sebelum benar-benar membuka pintu untuk umum, aku juga ingin melakukan soft opening.
Tujuannya bukan cuma memastikan makanan enak. Aku ingin melihat apakah alur pemesanan sudah nyaman, berapa lama makanan keluar, apakah pegawai memahami tugasnya, apakah sistem pembayaran berjalan lancar, dan apakah area membaca ternyata terlalu berisik, apakah siarannya mengudara dengan lancar?
Kalau ada kegiatan literasi, aku juga bisa mencoba satu kegiatan sederhana. Misalnya bercerita, membaca nyaring, diskusi buku kecil, atau rekaman perdana Studio Literasi.
Dari sini, masalah-masalah kecil yang sebelumnya tidak terpikirkan bisa ditemukan. Lebih baik ketahuan ketika pengunjung masih terbatas daripada saat grand opening sudah penuh.
11. Setelah Hari Pertama, Jangan Cuma Hitung Uang Masuk
Setelah pintu ditutup pada hari pertama, tentu aku ingin tahu berapa banyak uang yang masuk. Tapi aku tidak ingin hanya berhenti sampai situ.
Aku juga mau melihat menu mana yang paling banyak dipesan, jam berapa pengunjung paling ramai, berapa banyak bahan yang terpakai, apakah ada pesanan yang terlambat, apakah pelanggan bingung dengan sistem pemesanan, dan bagaimana respons mereka terhadap konsep literasi.
Termasuk promo pembukaan tadi.
Apakah promo berhasil menarik pengunjung baru? Apakah ada pelanggan yang datang kembali setelah mendapatkan voucer? Menu apa yang paling menarik perhatian?
Semua itu bisa menjadi bahan evaluasi. Karena menurutku, hari pertama bukan ujian apakah kafe langsung sukses atau tidak.
Hari pertama adalah kesempatan pertama untuk mendapatkan data nyata tentang bagaimana bisnis tersebut berjalan.
Ketika Kafe Bukan Sekadar Tempat Ngopi
 |
| Ilustrasi dibuat pakai akal imitasi |
Kafe boleh dimulai dari secangkir kopi. Tapi kalau ingin bertahan lama, aku rasa harus ada sesuatu yang lebih dari sekadar kopi.
Seperti yang ku sebutkan di awal tadi, aku bukan ingin membuat kafe yang kebetulan punya rak buku, tapi aku ingin membuat ruang literasi yang punya kafe, dengan siaran radio sebagai medianya.
Aku ingin membuat tempat yang memungkinkan orang makan, minum, membaca, berbincang, belajar, berbagi, dan mungkin suatu hari menghasilkan karya.
Kalau penyiarannya berkembang, ia bisa menjadi media untuk membawa cerita-cerita dari ruang kafe ke luar mengudara. Kalau ada kesempatan bekerja sama dengan sekolah atau komunitas, kegiatan literasinya bisa diperluas.
Tapi tetap kafenya tetap harus dikelola sebagai bisnis yang sehat.
Jadi, kalau suatu hari nanti benar-benar membuka kafe, aku tidak ingin sekadar membuat tempat yang Instagrammable, tapi juga wadah yang bisa menebar manfaat.
Dan jika nanti kafe idamanku ini berwujud di kota Medan, kayaknya bakal jadi sekretariat dan Rumcaynya FLP Sumatra Utara. 😁
Kita angan-angankan saja lah dulu ya. Barangkali sosok yang menyodorkan 10 miliar itu muncul tiba-tiba😄.
